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以争创省特级档案馆为契机 全面提升管理工作新水平
锡山区城建档案室  发表时间:2011-06-17

徐州市房产档案馆

徐州市房产档案的管理始于1950年,1989年12月16日依据徐编复(1989年)165号文件正式成立徐州市房产档案馆,隶属于房地产管理局。1989年以前存有各类房产资料、档案2万余卷,随着社会建设的不断发展,房产档案资料不断增加,至今馆藏档案已达80万卷。

近年来,我们在党委、政府的领导和上级档案部门的指导下,以加快发展为主题、以服务大局为主线,争创为推手,抓基础建设,强队伍素质,促管理发展,努力建设学习型、实效性、创新型且具有现代化、标准化、规范化特点的档案馆,使全市房产档案管理工作整体水平不断提高,服务机制不断创新,社会影响不断扩大,为全市经济和社会发展做出了积极贡献。现将我们争创的做法与体会汇报如下:

一、领导高度重视,组织机构健全。随着房地产业的迅速发展和全社会档案法制意识的提高,房产档案管理工作步入了一个新的发展阶段。我们在1989年就成立了专业房产档案馆,作为独立的专业档案馆在全省还是唯一的档案馆成立后,明确了分管领导,配备了专兼职档案管理人员,购置了档案设备,新建了库房,建立了档案管理网络。为适应这新的发展需要,我们于2010年初申报江苏省房地产档案管理省特级单位,为升级工作开展扎实有效的工作,对照考评标准,我们成立了以分管局长为组长的各科室负责人为具体责任人的工作领导小组。建立了以分管领导、档案馆长以及各县市区档案管理人员为成员的档案管理网络。分工明确、职责清晰、责任落实,并做好积极的协调工作,争取上级领导部门和同级业务部门的支持和领导,多次召开档案升级专题会议,布置、检查、了解升级工作进度,认真分析存在的问题,研究解决档案工作中出现的新情况、新问题。领导重视还表现在我们把档案工作纳入到分管领导的议事日程,纳入到年度工作计划和总结、评比中,纳入到档案人员的岗位职责中去,使档案管理成为全局工作的一个重要组成部分。

二、加强学习培训、提高业务水平

自开展创建工作以来,我们多次组织全体工作人员认真学习《档案法》、《江苏省档案管理条例》等法律法规,进一步提高全体人员对档案法制意识和开展创建工作的紧迫性。通过网络、会议、培训等形式进行广泛宣传学习,进一步提高全体人员对档案管理工作重要性的认识。针对档案工作的特殊性,我们定期召开研讨会、学习政策、联系实际,交流论文,研究问题,参加省市档案论文评选,以提高工作人员的理论水平 ,积极参加省、部、市档案专业培训,以提高工作人员的业务能力。现有15名工作人员中,有12名参加过培训,并取得了专业资格证书。由于全体人员档案意识的增强,理论水平的提高,业务能力的加强,形成了人人重视档案、人人关心档案、人人参与档案的局面,从而为档案工作争创特级标准提供了有力的保障。

三、精心部署安排、狠抓措施落实

争创活动中需要做的事很多,工作量也很大,我们注意抓重点、抓难点、抓落实,做到在内容目标上紧紧围绕特级标准,逐条逐项对照,制定创建实施计划;在时间安排上,根据工作的规律,现抓基础工作,后抓编研工作,先易后难,分阶段操作;在责任落实上,采取定人员、定任务、定时间、定质量的“四定”方法,将档案工作创特级标准,具体落实到科室及工作人员,分别负责实施。同时,我们还注意了加强工作督办,加大考核力度。根据计划安排的步骤,检查完成的时间、数量、质量。由于计划周密,强抓落实,督办有力,大大的调动了参与争创工作人员的积极性,有效的推动了争创工作的进程。

四、运用信息技术、提高管理效率

加快档案信息化自动化系统建设,实现档案工作各个环节的计算机化,是实现档案工作现代化、提高档案系统整体功能的物质技术基础和重要手段。为了提高档案的管理、使用效率,我们把档案信息化建设作为所有工作重中之重来抓,舍得花力气,舍得投资金。仅2010年,我们制定了《徐州市住房保障和房产管理局电子文件归档管理办法》;研发了新的《房产档案管理应用系统》,改善并优化了原有的工作流程,提高了工作效率。(其优点为根据阅档申请书自动检索档案、档案查询结果水印加密、档案查询利用权限分级管理、收费自动计算汇总、业务分类汇总统计、可视化库房管理、档案设备管理、库房维护管理、温湿度记录分析等。)集中人力物力扫描档案近80万卷。由于新的《房产档案管理系统》的实施,现在我们在档案“收管用”方面达到了四个基本实现:

一是基本实现了各部门数据信息共享,解决了过去管理中存在的问题和漏洞,全面、快速、有效的进行房产档案行政管理。

二是基本实现了“以档管房、以簿馆房”的工作模式,简称房屋产权交易、抵押、查询、产籍管理、房产测量、住房担保、房屋置换的业务一体化管理平台。

三是基本实现了房产档案、测绘成果、权属信息的查询、调取和使用,为产权产籍管理提供数字化电子档案数据信息。

四是基本实现了城市房产数字化管理模式,建设房产三维仿真全景管理系统。

由以上的四个基本实现,带来了我们工作中的四个转变。在管理环境上实现了从封闭型向开放型转变;在管理方式上实现了从手工操作型向现代化管理型转变;在服务形式上由单一向复合型转变;在服务手段上由传统型向现代型转变。

通过争创活动的开展,我们的档案管理工作水平有了全面的提升,在争创过程中,我们深深体会到:

1、做好档案管理工作、认识提高时前提

要做好房产档案管理工作,必须提高全体员工对档案管理工作的认识,培养爱岗敬业精神。作为一个专业档案馆,我们的主要职能就是房产档案的管理,在整个过程中,职工的思想教育是我们做好档案工作的重中之重。我们管理的每一本档案,都涉及千家万户的根本利益,不能有半点闪失。

2、做好档案管理工作,队伍建设是关键

要搞好档案管理工作,就要以人为本,建设一支高素质的档案管理队伍,这是我们一直在努力去做的一件事。我们感到,要带出一支过硬的队伍,班子、骨干、职工一个都不能少,而提高全员素质又是关键点,因此我们针对新聘人员多、业务理论知识参差不齐,新的知识更新快等特点,每年都必须抽出一定的时间,对全员进行培训,其内容除档案管理的基本法律法规外,还选部分相关的法律、法规,如《权属登记办法》、《物权法》、《行政复议法》、《行政许可法》等。另外,抽调部分骨干参加上级部门举办的各种业务培训班,其目的就是利用新的知识不断完善和提高我们的职工。我们之所以在教育、培训上下这么大的功夫,意在让干部、职工正确理解和认识我们这个行业,认识服务工作的重大意义,激发大家的服务热情,力图在较短的时间内,建设一支高素质的队伍。应该说,在锻炼队伍的过程中,不但提高了全体人员的凝聚力,同时也取得了较好的社会效益,得到了社会的广泛认同。因此,房产档案馆连续几年被住房保障和房产管理局评为先进单位,几年来,在徐州市政府万人评议机关的活动中,有关房产档案管理和利用方面未接到一宗投诉,为构建和谐社会服务、维护社会稳定和产权人的合法权益等方面发挥了重要的作用,取得了显著成效。

3、做好档案管理工作、硬件改善是基础

我们在档案管理上一直推崇现代化管理手段,从档案硬件方面来说,我们对整个库房进行了扩建改造,库房面积由原来的600平方米扩建为现在的1200平方米,增加了荣誉陈列室、阅档室和办公室由原来的300平方米增加到600平方米,增添了新的办公设备,调整和完善了防护措施,配备了温湿度测记仪器设备、温湿度控制设备、消防设备,重新购置了档案工作专用设备(计算机、复印机、打印机、扫描仪、数码相机、数码摄像机、光盘刻录机等)研制了档案管理计算机网络系统,实现了无纸化办公的目标。档案装具有移动性密集架196组,图柜、档案柜230组,现有档案材料全部上架入柜,并留有5年以上的余量。在技术防范上,从抗震、防盗、防火、防水、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光、防水、防有害气体等要求入手,严格落实档案库房技术防范措施,使库房环境达到“十防”要求,从硬件上保证了档案存放的安全性。硬件建设数量的多少,质量的好坏,直接反映了以各单位的实力和规模,我们这次建创建之风一次性投资800万元,是建馆以来投资最多的一年,因此,现在的档案馆在硬件建设上可以说是历史上最好时期。省厅考评小组在验收中给我们的工作予以极高评价。

4、做好档案管理工作、开发利用是目的

档案工作的根本目的在于充分发挥档案的价值作用。积极开发和利用档案信息资源,不断创新档案服务机制和方式,积极主动为经济、社会发展服务,是新时期档案工作人员的重要使命。作为房产档案主要服务对象的就是房产权益人。在新的房产交易大厅启用时,查阅档在一楼最显眼位置设置了4个窗口,为需要查阅档案的单位和个人服务。为了强化窗口服务工作,我们的做法是:首先要选好人。采取优中选优的办法,把个人素质高的员工安排的在服务窗口。这些人员要达到“四有”(即:有较高的学历,有较强的应变能力,有较好的职业道德,有为百姓服务的热情)。其次要办好事。要求窗口服务人员,严格按服务守则办事,决不允许有半点差错,要为百姓办实事、办好事、办公平事。要在提高工作效率上下功夫,尽量缩短群众等候时间,遇到特殊情况做到特事特办、急事急办。要做好窗口工作,就要经常换位思考,要以群众满意为标准。在日常档案利用方面,我们始终坚持“以人为本、服务为先”的原则,要求服务窗口工作争当三个一流,即“服务一流、管理一流、业绩一流”,仅2010年,我们利用馆藏为公检法司提供擦汗寻300多人次,为政法机关办公提供有关资料;新的个人所得税优惠政策下发后,协助税务机关查询个人的税务相关资料1800人次;为各银行及公积金管理中心提供2套房认定2700人次,为市区经济适用房确认查询1500人次;为民政部门落实服务补助政策查询1200人次。

以上是我们在争创活动中的几点做法和体会,与兄弟单位相比,我们这些做法还相当简单,体会也比较肤浅,同时我们在实际工作中还存在一定的问题和不足,为此我们将继续努力,重点放在提高业务能力和服务水平上,使档案信息更好的为地方经济和房地产业发展服务。

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