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苏州市村镇建设档案管理工作的做法
锡山区城建档案室  发表时间:2011-06-17

苏州市城建档案馆

随着我市社会主义新农村建设和城乡一体化建设进程的加快,村镇建设飞速发展,在村镇各项建设活动中,各建设、施工、管理等单位形成和积累了大量的村镇建设档案,但是这些档案还处于无序管理中。从2008年起,我们城建档案馆就开始考虑如何加强对这部分档案的管理,经过调查研究和讨论,确定了基本的工作思路,即:建章立制、树立典型、以点带面、分步实施。在省、市建设行政主管部门支持和指导下,经过三年的努力,我市村镇建设档案管理工作已初见成效,也得到了部、省建设主管部门领导的认可,建设部《建设工作简报》(2010年39期)也专门进行了介绍。下面,向各位领导和同行简要汇报下我们的具体做法。

一、从制度上明确村镇建设档案管理工作的要求

2008年,我们针对村镇建设档案管理工作的薄弱状况,同时注意到市档案局也准备开展新农村建设档案管理工作的想法,我们经过讨论研究,认为应当尽快出台规范性文件,从制度上明确规范管理村镇建设档案工作原则和要求。于是就立即向建设行政主管部门汇报,得到了局领导的肯定。我们首先起草《苏州市关于加强村镇建设档案管理工作的通知》(初稿),召开各市区城建档案馆工作会议进行讨论修改,再召开有关乡镇建管所领导和档案人员座谈会,听取意见,经过多次讨论修改后报上市建设局审核、市政府法制办备案。2008年10月,正式印发了《苏州市关于加强村镇建设档案管理工作的通知》(苏州市建设局苏建办〔2008〕17号文件),从村镇建设档案工作管理机制、工作制度、人员、库房、归档保管要求等方面进行了明确规定,从而在制度上为加强和规范全市村镇建设档案工作提供了保障。

二、加强宣传贯彻落实和业务调研工作

2009年,我们组织召开市、区、乡镇有关会议学习宣传省、苏州市关于加强村镇建设档案管理工作的通知文件精神,向各市(区)建设行政主管部门和乡镇建管所领导宣传加强村镇建设档案管理工作的重要性和必要性,引起各部门领导重视。并要求各市区城建档案馆在2009年上半年开展所辖区的所有乡镇建管所现场宣传指导工作,建立村镇建设档案人员网络,完成各市(区)村镇建设档案管理工作情况汇报和工作建议,报给我们。

根据各市(区)的情况汇报,我们选择每个市(区)2个乡镇(一个好的、一个差的),由馆领导带队到各乡镇进行工作调研和指导帮助工作。通过到乡镇现场调研、听取情况介绍、档案人员座谈和省市文件的宣传等,我们与各市区城建档案馆、有关乡镇建管所领导对下一步规范和加强村镇建设档案工作的具体措施和意见有了统一的认识,即从村镇建设档案室的建立、管理制度的制定、人员配备、经费和库房落实、档案的归档整理、档案室的达标等方面逐步解决问题。在各市(区)建设行政主管部门、城建档案管理部门的重视和督促下,2009年开始,大部分乡镇建立起了村镇建设档案室,明确村镇建设档案工作的分管领导,配备专(兼)职档案人员,明确档案工作责任制,档案基础工作逐步开展起来了。

三、制定业务标准、加强人员培训指导

1、制订统一的村镇建设档案业务工作标准。2009年11月,制订了村镇建设档案业务工作标准《苏州市村镇建设档案归档范围和分类大纲》(苏州市住房和城乡建设局苏建办〔2009〕13号文件),要求各市(区)有关单位按照此标准做好村镇建设档案的归档、分类和管理工作,加强村镇建设档案的规范化管理。太仓和昆山对所有乡镇建设档案室安装计算机管理软件进行目录管理和在线管理。

2、加强村镇建设档案人员的培训、指导。针对村镇档案人员变动较多且业务水平参差不齐的现状,采用岗位培训和业务培训相结合的方式,全面提高在岗人员的档案业务水平,要求全部档案人员参加省建设厅的岗位培训和考试,持证上岗。同时,开展《苏州市村镇建设档案归档范围和分类大纲》等业务标准的培训、指导工作,提高档案人员的收集、归档、分类等业务工作能力。

四、开展村镇建设档案工作示范点评选工作

为切实推进我市村镇建设档案工作的业务建设,提高村镇建设档案科学化、规范化、标准化管理水平,树立示范典型,进一步推动全市村镇建设档案工作上新台阶,2009年12月,制订了《苏州市村镇建设档案工作等级评定办法(试行)》(苏州市住房和城乡建设局苏建办〔2009〕14号文件),在全市范围内开展村镇建设档案工作等级评定工作和示范点的评选活动。

各市(区)对村镇建设档案工作等级评定工作和村镇建设示范点评选工作十分重视,精心挑选乡镇,认真按照《苏州市村镇建设档案室示范点评估标准》,开展创建示范点活动。经过近一年的准备工作,2010年12月,太仓市城厢镇、常熟市支塘镇、昆山玉山镇、张浦镇等四个镇建管所,通过了我市专家考评组的考评,获得了苏州市首批村镇建设档案工作一级示范单位,并召开了全市村镇建设档案工作表彰会,对四个单位颁发了铜牌。

五、几点体会

1、创新工作、抢抓机遇是前提。苏州作为城乡一体化建设的试点城市,各部门、各单位都把工作做到乡镇,抓新农村建设,规划建设部门更是如此。我们就围绕加快城乡一体化建设工作这一机遇,适时提出加强和规范村镇建设档案工作,得到领导的重视。同时,我们也抢在市档案局的前面制定规范性文件,规范全市村镇建设档案的归档和管理行为。

2、领导重视是保障。苏州市住房和城乡建设局游局长和分管副局长费局长对村镇建设档案工作相当关心和支持,也相当重视,明确提出村镇建设档案工作是苏州市城建档案馆的重点工作,要抓实、抓好。费局长在太仓、昆山等地开会时,多次向城建档案馆的领导了解村镇建设档案工作开展情况,并且对今年4个村镇建设档案室的考评工作亲自过问,担任考评组长,听取对全市村镇建设档案工作的汇报。亲自出席全市村镇建设工作总结表彰会,并对今后的工作提出了明确要求。

昆山张浦镇、玉山镇、太仓城厢镇、常熟支塘镇等四个一级示范单位的领导,都把创建示范点工作作为单位的重要工作来抓,都向镇政府申请投入专项资金,改造库房、添置设备等。如,昆山张浦镇建管所申请了专项资金20万元,对新建办公大楼的档案室用房正在进行装修,面积达到300多平方米。

3、措施得当是抓手。我们通过一个规范性文件、一项业务工作标准、一项示范点评选活动,有序地开展和全面地推进了全市村镇建设档案工作的发展步伐。

4、上下齐动是关键。我市村镇建设档案工作取得的成绩,是与省、市、区建设主管部门关心、支持,各级城建档案部门、各乡镇政府和建管所共同努力分不开的,只有上下一心,齐心合力,村镇建设档案工作才能得到有序健康的发展。三年多来,通过各项措施的贯彻实施,通过各级建设行政主管部门的支持,各级城建档案馆的监督指导,各村镇建设档案人员努力,我市村镇建设档案工作正在逐步走上规范化、标准化、科学化管理轨道,已经有了一个好的发展势头。但是,发展很不平衡,还需要我们上下共同努力,各部门支持,在全市范围内进行推广。

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